Rechnungsgenerator

Eine saubere Rechnung erledigt zwei Dinge: Sie sagt dem Kunden genau, wofür er zahlt, und sie macht das Bezahlen einfach. Dieser Generator baut dieses Dokument aus einem einfachen Formular — deine Angaben, die Angaben des Kunden, aufgeschlüsselte Positionen und ein Steuersatz — und rendert es zum Drucken oder Speichern als PDF. Er richtet sich an Freelancer, Auftragnehmer und kleine Unternehmen, die eine professionelle Rechnung brauchen, ohne Buchhaltungssoftware zu abonnieren.

Verwendung

• Rechnungsdaten: Gib eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum ein.
• Deine Angaben: Firmenname und eine mehrzeilige Adresse.
• Kundenangaben: Name und Rechnungsadresse.
• Positionen: Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Betrag und alle Summen aktualisieren sich beim Tippen.
• Steuersatz: Ein Prozentsatz, etwa 8,5. Lass ihn auf 0 für keine Steuer.
• Notizen: Optionale Zahlungsbedingungen, Bankdaten oder eine Dankeszeile.
• Drucken: Klicke auf Rechnung drucken und wähle im Dialog Als PDF speichern.

Eine Beispielrechnung

Stell dir ein freiberufliches Webprojekt vor. Die Positionen sind:

Beschreibung	Menge	Einzelpreis	Betrag
Website-Design — Startseite und 3 Unterseiten	1	1500,00	1500,00
Korrekturrunde	3	150,00	450,00
Hosting, 12 Monate	12	10,00	120,00

Die Zwischensumme beträgt 2070,00. Mit einem Steuersatz von 8,5 berechnet das Tool die Steuer als 2070 × 0,085 = 175,95 und die Gesamtsumme als 2245,95. Ändere irgendeine Menge oder einen Preis, und jede nachgelagerte Zahl — Betrag, Zwischensumme, Steuer, Gesamtsumme — wird sofort neu berechnet.

Wofür die einzelnen Felder dienen

• Rechnungsnummer: Die eindeutige Referenz, die beide Seiten in E-Mail und Buchhaltung nutzen. „RE-001“ ist ein guter Start; erhöhe sie für jede neue Rechnung.
• Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum steuert die Zahlungserwartung. Das Tool füllt als Ausstellungsdatum heute und als Fälligkeit 30 Tage später vor, passend zu Netto-30-Bedingungen.
• Firmen- und Kundenblock: Namen und Adressen. Nutze den juristischen Firmennamen, wenn er vom Handelsnamen abweicht.
• Menge und Einzelpreis: Die Menge muss eine ganze oder dezimale Zahl über null sein; der Einzelpreis darf für eine kostenlose oder gebündelte Position null sein.
• Notizen: Ein Freitextbereich für Bedingungen wie „Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig“ oder Bankdaten.
• Steuersatz: Ein pauschaler Prozentsatz auf die gesamte Zwischensumme, passend für einen einheitlichen Umsatzsteuer- oder Sales-Tax-Satz.

Zahlungsbedingungen auf einen Blick

Bedingung	Bedeutung	Wann sie passt
Sofort bei Erhalt	Sofort zahlbar	Kleine Einmalaufträge
Netto 7 / Netto 14	Fällig 7 oder 14 Tage nach Ausstellung	Retainer und schnell agierende Kunden
Netto 30	Fällig 30 Tage nach Ausstellung	Der Standard für die meisten B2B-Aufträge
Netto 60	Fällig 60 Tage nach Ausstellung	Große Unternehmen mit langsamem Rechnungswesen
2/10 Netto 30	2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, sonst fällig in 30	Anreiz zur frühen Zahlung

Die Bedingung gehört als Klartext ins Notizfeld; das Fälligkeitsfeld sollte das tatsächliche Kalenderdatum enthalten, das daraus folgt. Wenn du 2/10 Netto 30 anbietest, ist der Skonto vereinbart, aber das Tool rechnet ihn nicht automatisch aus — nenne den Skontobetrag daher in den Notizen oder als eigene Position.

Häufige Fehler beim Rechnungsstellen

• Eine Rechnungsnummer wiederverwenden. Jede Rechnung braucht ihre eigene Nummer; Dubletten brechen die Buchhaltung und können wie Betrug wirken.
• Vage Positionen. „Beratung — 10 Stunden à 95 $“ lädt zu Rückfragen ein; „Beratung — API-Integration, 3.–7. Okt., 10 Stunden à 95 $“ nicht.
• Fälligkeitsdatum leer lassen. „Sofort bei Erhalt“ wird oft ignoriert. Ein konkretes Datum wird bezahlt.
• Die Bestellnummer vergessen. Große Kunden lehnen Rechnungen ohne PO-Nummer ab, frage also vor dem Rechnungsstellen nach.
• Steuer auf die falsche Basis anwenden. Das Tool besteuert die gesamte Zwischensumme mit einem Satz; gemischte Steuersätze brauchen getrennte Rechnungen oder manuelle Anpassung.

Druck- und PDF-Grenzen

Das Drucken öffnet ein separates Fenster mit einem eigenständigen HTML-Dokument mit Inline-Styles, sodass die Rechnung unabhängig von der Ausgangsseite gleich aussieht. Beträge werden mit zwei Nachkommastellen und ohne Währungssymbol gedruckt, und die Steuerzeile trägt den Satz, zum Beispiel „Steuer (9 %)“. Es gibt keinen Logo-Platz, keine eigene Farbe und keine gespeicherte Vorlage: Jeder Besuch startet mit den Standard-Platzhalterdaten. Da alles im Browser läuft und nichts übertragen wird, verwirft ein Neuladen oder Schließen des Tabs die Rechnung, speichere also immer die PDF, bevor du gehst. Die gedruckte Ausgabe ist eine Aufzeichnung, kein eingereichtes Steuerdokument; prüfe die lokalen Regeln für die genaue Formulierung und Nummerierung, die eine konforme Rechnung verlangt.

Schneller bezahlt werden

Stelle die Rechnung am Tag der Leistungserbringung, nicht am Monatsende. Setze Rechnungsnummer, Summe und Fälligkeitsdatum in die Betreffzeile der E-Mail, damit sie später leicht zu finden ist. Halte die Nummerierung streng fortlaufend und archivieren jede PDF, denn eine Lücke in der Reihenfolge ist eines der Ersten, was ein Prüfer oder Buchhalter bemerkt. Für wiederkehrende Kunden speichere eine Kopie der PDF und nutze ihre Struktur im nächsten Monat erneut, um konsistent zu bleiben. Und passe die Zahlungsmethode an den Kunden an: Bankdaten in den Notizen für Inlandsaufträge und eine klare Währungsangabe für alle im Ausland.

Verwandte Tools

• Umsatzsteuer-Rechner
• Prozentrechner
• Währungsumrechner
• Signaturgenerator